マニュアル作成運用ソフト

概要

 
(1)現状
マニュアルは紙で作成されることが一般的です。そして多くの場合、各部署でバラバラに作成されます。それらのマニュアルは各部署で保管され、各部署で利用します。
病院全体として誰からも管理されないまま、職場の知識として職場に蓄積されていく、ということが基本です。
(2)利用されない
ある職場では一端作成したマニュアルが、利用されない、あるいは実際の業務が変わっているのにマニュアルが改定されず意味のないものとなることによって、徐々に
見向きがされなくなり埃(ほこり)をかぶるということになりがちです。
病院全体でみてもフォーマットが統一されていない、様々な書き方がある、手順と留意点が区分されていない、必要な知識や能力、さらには我々が言う「本来の接遇」といった医療の質の向上に役立つための項目が整理されていない、といった問題点があります。
また、結局は病院全体で管理されていないため、病院全体の財産になっていません。
現状の多くのマニュアルは病院がこうしたい、当院の医療はこうである、といった病院が意図した標準化の材料、あるいは憲法としての機能を持っていないことになります。
マニュアルは、現場だけのツールであり、病院全体のツールになっていないということが実態です。
(3)理由
上記が発生する原因は、
①マニュアルが紙で作成されていること(ワードやエクセルといったソフトで作成されていても、データは個人のPCにあり、組織全体での管理が不能)
②マニュアルを作成・運用するときのロジックが確立されていないこと
にあります。
勿論、個人がもっているマニュアルデータ収集し組織でデータベースをつくれば良いという考え方もあります。しかし、マニュアルの作成の段階から一定のロジックをもって対応することがなければ、ただいまあるマニュアルを収集しても、課題の一部しか解決させることはできません。
病院全体で共通の考え方、共通のルールでマニュアルを作成することが必要です。
全部署で統一されたマニュアルを利用することができてはじめて、他部署のマニュアルを理解することができます。誰が教えても同じことが教えられるツールができます。これはワード等で考え方やルールを統一してマニュアルを作成することで達成されることで、それほど難しいことではありません。
しかし、ワード等で作成した同じ考え、同じルールのマニュアルであったとしても、その管理が難しい。そのマニュアルの改訂や、改訂時における権限の管理、さらにはマニュアルの運用にあたって、そのマニュアルを利用し易く別のかたちに変えたり、チェックシート化する、あるいはイーラーニングを行う等々多彩な展開は不可能です。
専門のマニュアル作成・運用ソフトが必要な理由がここにあります。
(4)他の制度との連携
なお、マニュアルは一般的に教育制度や評価制度のなかで運用することが基本です。
こうした制度がなければ、何のためにマニュアルを利用するのか、なぜマニュアルを利用して教育をしていくのかといったことについての誘引がありません。また、マニュアルを改訂させることによって、仕事を進化させていくことが必要ですが、マニュアルを改訂させることに対しての誘引がありません。マニュアルを教育制度や評価制度のなかで利用してはじめて成果をあげられることを理解する必要があります。

目的

マニュアル作成・運用ソフトを導入することによって、
(1)マニュアルを早く作成する
(2)病院で作成したマニュアルを病院全体で管理する
(3)作成するときの権限を決定できる
(4)パターンを変えることができる
(5)チェックシートに展開できる
(6)PC上でマニュアルの学習ができる
(7)マニュアルを並べて業務全体のながれを把握できる
といったことが行われることを目的としています。
なお、今後クリティカルパスソフトとのリンク、リスクマネジメントソフトとのリンク、人事考課ソフトとのリンク等とのリンクが行われることによって、よりマニュアルの機能を活かすことができるようになります。

手順

手順はマニュアルソフトを作成する手順と同じです。ただ、ワード、エクセルではなく、専用のソフトを使うことによって作成することが必要となります。ソフトの使い方や機能、サンプルについては詳細説明があります。

期間

導入はマニュアル制度を導入する期間であり、最低は1年間、作成・運用に時間をかけることが一般的です。